miércoles, 22 de noviembre de 2017


RAZONES POR LAS QUE SUS REUNIONES SON UNA PÉRDIDA DE TIEMPO


Se supone que las reuniones mejoran la productividad, la eficiencia, el trabajo en equipo, la comunicación y la colaboración.


Pero...

Con qué frecuencia te has sentado en una reunión y has pensado “¡vaya  pérdida de tiempo, ahora en lugar de estar aquí podrías estar haciendo algo mejor!”
Si tu respuesta es sí, tranquilo no estás solo

Algunos estudios realizados en compañías estadounidenses revelan que allí tienen lugar cada día 11 millones de reuniones, y que la mayor parte de los profesionales se ven implicados en 61,8 millones de éstas al mes, lo que supone la pérdida de 31 horas mensuales en comités improductivos, que equivalen a cuatro jornadas laborales completas.
Un reciente informe de Robert Half International muestra que un 28% de las reuniones son totalmente innecesarias, improductivas y no están convenientemente preparadas. Además, suponen un obstáculo en el quehacer cotidiano y una pérdida de tiempo.  

Datos que presenta Atlassian sobre las reuniones y el asistente tipo

El 91% se distrae durante la reunión
El 39% se duerme en algún momento
El 96% se pierde alguna reunión y no asiste
El 45% se siente agobiado por el número de reuniones que debe atender
El 73% hace otras cosas durante las reuniones
El 47% se queja de que las reuniones son una pérdida de tiempo en el trabajo

¡Las reuniones son necesarias porque constituyen mecanismos de coordinación entre los distintos niveles de una empresa!

Tipos de reuniones
Si bien es cierto que se podría decir que hay tantos tipos de reuniones como de organizadores de reuniones bien se podría concluir que hay cuatro tipos principales:

¿Por qué tantas reuniones son tan improductivas?

¿Qué es una reunión eficaz?
 Una reunión eficaz es una herramienta de comunicación y coordinación entre varias personas. Es aquella que cumple los objetivos que se había propuesto, y para cuya consecución se organizó la reunión.

No hay valor añadido:
La gente viene a la reunión mentalizada  para escuchar, proporcionar rappor de su trabajo  y estar disponible para responder preguntas.
Sin embargo, no están preparados para añadir valor.

Falta de metas/objetivos claros:
Comunicar con antelación el objetivo y contenido, para que los intervinientes puedan preparar los temas

Asistentes equivocados:
Esto funciona en ambos sentidos. A veces no tenemos a la gente que necesitamos en la reunión para avanzar en nuestros proyectos, y otras veces tenemos personas que asisten, que básicamente actúan como “calienta sillas”.


Falta de participación de los empleados:
Los miembros del equipo vienen a las reuniones, pero muchos utilizan el tiempo para responder a los correos electrónicos o hacer otros trabajos no relacionados con el objetivo de la reunión.




Como dijo una vez reconocido economista John Kenneth Galbraith, " Las reuniones son indispensables cuando lo que pretendes es no conseguir nada....”






  Una variación de la Ley de Parkinson aplicada a las reuniones podría formularse así: “las actividades de la Reunión se dilataran para llenar el tiempo disponible”. Ergo, más tiempo, más actividades. Si marcamos una hora de la reunión, la gente utilizará la hora, si son dos horas, dos horas durará independientemente del tiempo agendado.

Puntualidad (“no se espera a Nadie”):
Es vital que la reunión empiece puntual y a la hora fijada para evitar prolongaciones innecesarias.
Hay que respetar los horarios de inicio y fin de la reunión. Si han quedado temas a tratar durante la reunión se pospondrán para otra convocatoria...
Otro punto crítico es el cierre se le asignará  “10- 15 minutos máximo”.


Proporcionar una agenda, propósito y metas para la reunión:
Cada reunión necesita tener una agenda con un propósito y objetivos claros.
Es necesario que todos los asistentes conozcan los temas que van a tratarse. Sin una agenda, no hay mucho que impida que la reunión se convierta en una gran reunión social.




Citar a las personas adecuadas:
“La eficacia de una reunión es inversamente proporcional al número de participantes”. Lane Kirkland





 Anime a la gente a mantenerse enfocada: (“Estamos aquí para tomar decisiones, no para saber qué sucede fuera").
 Evitad todo tipo de interrupciones, logrará más y terminará la reunión mucho más rápido, si le pide a los asistentes que guarden sus dispositivos electrónicos y permanezcan totalmente atentos durante la reunión.

“Evitar a los secuestradores”:
No permita que las personas monopolicen las reuniones o reorienten la reunión desde el propósito o metas establecidas.
Respeta las intervenciones de los demás. Practica la escucha activa y sé concreto. Por lo tanto, evita a toda costa las polémicas absurdas o los temas de tipo personal.





  

Programa reuniones más cortas:
Una reunión de 30 minutos suele ser igual o más productiva que una reunión de una hora si está bien planificada. El tiempo puede oscilar de 60 a 90 minutos.






Cumple el horario establecido:
Termina la reunión a tiempo y si es posible antes ya que los asistentes valorarán de forma positiva que los temas cerrados queden cerrados y no se vuelva a ellos si no es absolutamente necesario











Haz acta de la reunión y envíala entre las 24-48 h siguientes, a no ser que se acuerde lo contrario.
 En ésta tienes que escribir las conclusiones que han quedado claras en la sesión, que acciones hay que realizar y quién es responsable de llevarlas a cabo.
 Esto incentivará a los trabajadores, que darán a las reuniones un estatus e importancia relevantes.

Seguimiento:
No asumir  que, puesto que celebraron una reunión, el trabajo se hará. Seguimiento antes de la próxima reunión envía un mensaje claro que los resultados se esperan antes de la próxima reunión.

Piensa si la reunión es realmente necesaria, además de quién debe asistir de manera imprescindible. Para saber si la reunión  podía evitarse, define sus objetivos de forma clara y exacta y evalúa si puede esperar o resolverse con una llamada de teléfono o correo electrónico

A nadie le gustan las reuniones, pero son una realidad de la vida de las organizaciones. Sin embargo, las reuniones no tienen que ser frustrantes e improductivas
Antes de convocar y al finalizar la reunión pregúntate...

 ¿Cuántas reuniones tienes al día?, ¿qué sensación tienes cuando te has pasado todo el día reunido?

 ¿Las reuniones están planificadas?

¿Son tus reuniones eficientes?

¿Se promueven nuevas ideas?

¿Tienes reuniones en las cuales piensas "qué hago yo aquí"?

¿Cuántas veces dejamos todo lo que estamos haciendo para acudir a una reunión ¡URGENTE! y luego vemos que no era tan importante?, ¿Opinas que  para eso, mejor que te hubiesen mandado un correo?

¿Que a pesar de la reunión,  al final no tienes claro cuál es el siguiente paso...?

¿El equipo sale de la reunión con energía? O frustrado...


miércoles, 8 de noviembre de 2017

LA FÁBULA DEL INGENIERO Y EL TORNILLO

Interesante fábula que pone de manifiesto una de las situaciones que viven muchos profesionales que trabajan brindando servicios y la lección que puede enseñar a muchos y futuros profesionales para que hagan valer sus conocimientos.
“Había una vez un ingeniero que fue llamado a arreglar una computadora de la que dependía gran parte del proceso productivo de una importante fábrica.
Sentado frente a la pantalla, oprimió unas cuantas teclas, asintió con la cabeza, murmuró algo para sí mismo y apagó el aparato.
Procedió a sacar un pequeño destornillador de su bolsillo y dio vuelta y media a un minúsculo tornillo.
Entonces encendió de nuevo la computadora y comprobó que estaba trabajando perfectamente.
El presidente de la compañía se mostró encantado y se ofreció a pagar la cuenta en el acto.
” ¿Cuánto le debo? “-preguntó.
 “Son mil euros, si me hace el favor.”
 “¿Mil euros? ¿Mil euros por unos momentos de trabajo? ¿Mil euros por apretar un simple tornillito?
¡Ya sé que mi computadora es una parte fundamental de mi proceso productivo, pero mil euros es una cantidad disparatada!
La pagaré sólo si me manda una factura perfectamente detallada que la justifique.”
El ingeniero asintió con la cabeza y se fue.
A la mañana siguiente, el presidente recibió la factura, la leyó con cuidado, sacudió la cabeza procedió a pagarla en el acto.
La factura decía:
Detalle de servicios prestados
1. Apretar un tornillo……….. ….….….….… 1 euro
2. Saber qué tornillo apretar………….. ….. 999 euros


Aunque se refiera a profesionales que prestan sus servicios externamente, y que casi siempre oyen estas  preguntas: ¿qué cara es la hora no? ¿Todo esto por dos horas de trabajo? ¿A cuánto me vas a cobrar la hora?... Creo que también se puede aplicar a los profesionales de enfermería  que están contratados en una organización ya sea privada o pública, ya que hay gerentes y directivos que se comportan como este presidente, ¿no es cierto?... Y que aún preguntan:  ¿esto no lo podrían hacer otros profesionales?,  ¿estamos pagando por esto?... etc,etc,.

¿Qué lecciones podríamos aprender de esta historia?
Que hemos de saber transmitir el valor que aporta nuestro desempeño
Que hemos de hacer valer nuestros conocimientos (nacemos de una carrera universitaria, ¿NO?)
Que formarnos  nos tomó varios años y mucho dinero y por eso hay que conseguir que  otros profesionales  y la sociedad nos valoren por nuestras capacidades.
El valor añadido que se obtiene por contar con nosotros y no con otros profesionales
Que hay que estar en un estado permanente de formación ya que cuantas más herramientas tengamos, más fácil es saber qué "tornillo tienes que apretar" en relación a nuestro desempeño.

Como moraleja, en general podríamos decir que se paga por lo que se sabe, no por lo que se hace.


 EMPECEMOS A SABER SI NOS PAGAN  POR LO QUE SABEMOS, O POR LO QUE HACEMOS