miércoles, 22 de noviembre de 2017
RAZONES POR LAS QUE SUS REUNIONES SON UNA PÉRDIDA DE TIEMPO
Se supone que
las reuniones mejoran la productividad, la eficiencia, el trabajo en equipo, la
comunicación y la colaboración.
Pero...
Con qué
frecuencia te has sentado en una reunión y has pensado “¡vaya pérdida de tiempo, ahora en lugar de estar
aquí podrías estar haciendo algo mejor!”
Si tu respuesta es sí, tranquilo no estás
solo
Algunos
estudios realizados en compañías estadounidenses revelan que allí tienen lugar
cada día 11 millones de reuniones, y que la mayor parte de los profesionales se
ven implicados en 61,8 millones de éstas al mes, lo que supone la pérdida de 31
horas mensuales en comités improductivos, que equivalen a cuatro jornadas
laborales completas.
Un reciente
informe de Robert Half International
muestra que un 28% de las reuniones son totalmente innecesarias, improductivas
y no están convenientemente preparadas. Además, suponen un obstáculo en el
quehacer cotidiano y una pérdida de tiempo.
Datos que presenta Atlassian sobre las reuniones y el asistente tipo
El 91% se
distrae durante la reunión
El 39% se
duerme en algún momento
El 96% se
pierde alguna reunión y no asiste
El 45% se
siente agobiado por el número de reuniones que debe atender
El 73% hace
otras cosas durante las reuniones
El 47% se
queja de que las reuniones son una pérdida de tiempo en el trabajo
¡Las
reuniones son necesarias porque constituyen mecanismos de coordinación entre
los distintos niveles de una empresa!
Tipos de reuniones
Si bien es
cierto que se podría decir que hay tantos tipos de reuniones como de
organizadores de reuniones bien se podría concluir que hay cuatro tipos
principales:
¿Por qué tantas reuniones son tan improductivas?
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¿Qué es una reunión eficaz?
Una reunión eficaz es una herramienta de
comunicación y coordinación entre varias personas. Es aquella que cumple los
objetivos que se había propuesto, y para cuya consecución se organizó la
reunión.
|
No hay valor añadido:
La gente viene a
la reunión mentalizada para escuchar,
proporcionar rappor de su trabajo y
estar disponible para responder preguntas.
Sin embargo, no
están preparados para añadir valor.
Falta de metas/objetivos claros:
Comunicar con
antelación el objetivo y contenido, para que los intervinientes puedan
preparar los temas
Asistentes equivocados:
Esto funciona en
ambos sentidos. A veces no tenemos a la gente que necesitamos en la reunión
para avanzar en nuestros proyectos, y otras veces tenemos personas que
asisten, que básicamente actúan como “calienta sillas”.
Falta de participación de los empleados:
Los miembros del
equipo vienen a las reuniones, pero muchos utilizan el tiempo para responder
a los correos electrónicos o hacer otros trabajos no relacionados con el objetivo
de la reunión.
Como dijo una vez
reconocido economista John Kenneth
Galbraith, " Las reuniones son indispensables cuando lo que pretendes es
no conseguir nada....”
Una
variación de la Ley de Parkinson aplicada a las reuniones podría formularse
así: “las actividades de la Reunión se dilataran para
llenar el tiempo disponible”.
Ergo, más tiempo, más actividades. Si marcamos una hora de la reunión, la
gente utilizará la hora, si son dos horas, dos horas durará
independientemente del tiempo agendado.
Puntualidad (“no
se espera a Nadie”):
Es vital que la
reunión empiece puntual y a la hora fijada para evitar prolongaciones
innecesarias.
Hay que respetar
los horarios de inicio y fin de la reunión. Si han quedado temas a tratar
durante la reunión se pospondrán para otra convocatoria...
Otro punto crítico es el cierre se le asignará “10- 15 minutos máximo”.
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Proporcionar una agenda, propósito y metas para la
reunión:
Cada reunión
necesita tener una agenda con un propósito y objetivos claros.
Es necesario que
todos los asistentes conozcan los temas que van a tratarse. Sin una agenda,
no hay mucho que impida que la reunión se convierta en una gran reunión
social.
Citar a las personas adecuadas:
“La eficacia de una reunión es inversamente
proporcional al número de participantes”. Lane Kirkland
Anime a la gente a mantenerse enfocada: (“Estamos
aquí para tomar decisiones, no para saber qué sucede fuera").
Evitad todo tipo de interrupciones, logrará
más y terminará la reunión mucho más rápido, si le pide a los asistentes que
guarden sus dispositivos electrónicos y permanezcan totalmente atentos
durante la reunión.
“Evitar a los secuestradores”:
No permita que las
personas monopolicen las reuniones o reorienten la reunión desde el propósito
o metas establecidas.
Respeta las
intervenciones de los demás. Practica la escucha activa y sé concreto. Por lo
tanto, evita a toda costa las polémicas absurdas o los temas de tipo
personal.
Programa reuniones más cortas:
Una reunión de 30
minutos suele ser igual o más productiva que una reunión de una hora si está
bien planificada. El tiempo puede oscilar de 60 a 90 minutos.
Cumple el horario establecido:
Termina la reunión
a tiempo y si es posible antes ya que los asistentes valorarán de forma
positiva que los temas cerrados queden cerrados y no se vuelva a ellos si no
es absolutamente necesario
Haz acta de la reunión y envíala entre las 24-48 h siguientes, a no ser
que se acuerde lo contrario.
En ésta tienes que escribir las conclusiones
que han quedado claras en la sesión, que acciones hay que realizar y quién es
responsable de llevarlas a cabo.
Esto incentivará a los trabajadores, que
darán a las reuniones un estatus e importancia relevantes.
Seguimiento:
No asumir que, puesto que celebraron una reunión, el
trabajo se hará. Seguimiento antes de la próxima reunión envía un mensaje
claro que los resultados se esperan antes de la próxima reunión.
|
Piensa si la reunión es
realmente necesaria, además de quién debe asistir de manera imprescindible. Para saber si la reunión podía
evitarse, define sus objetivos de forma clara y exacta y evalúa si puede
esperar o resolverse con una llamada de teléfono o correo electrónico
|
A nadie le
gustan las reuniones, pero son una realidad de la vida de las organizaciones.
Sin embargo, las reuniones no tienen que ser frustrantes e improductivas
Antes de convocar y al finalizar la reunión
pregúntate...
¿Cuántas reuniones tienes al día?, ¿qué
sensación tienes cuando te has pasado todo el día reunido?
¿Las reuniones están planificadas?
¿Son tus
reuniones eficientes?
¿Se promueven
nuevas ideas?
¿Tienes
reuniones en las cuales piensas "qué hago yo aquí"?
¿Cuántas veces dejamos todo lo que
estamos haciendo para acudir a una reunión ¡URGENTE! y luego vemos que no era
tan importante?, ¿Opinas que para
eso, mejor que te hubiesen mandado un correo?
¿Que a pesar de la
reunión, al final no tienes claro cuál es el siguiente paso...?
¿El equipo sale de la reunión con
energía? O frustrado...
miércoles, 8 de noviembre de 2017
LA FÁBULA DEL INGENIERO Y EL TORNILLO
Interesante fábula que pone de
manifiesto una de las situaciones que viven muchos profesionales que trabajan
brindando servicios y la lección que puede enseñar a muchos y futuros
profesionales para que hagan valer sus conocimientos.
“Había una vez un ingeniero que fue llamado a arreglar una computadora
de la que dependía gran parte del proceso productivo de una importante fábrica.
Sentado frente a la pantalla, oprimió unas cuantas teclas, asintió con
la cabeza, murmuró algo para sí mismo y apagó el aparato.
Procedió a sacar un pequeño destornillador de su bolsillo y dio vuelta
y media a un minúsculo tornillo.
Entonces encendió de nuevo la computadora y comprobó que estaba
trabajando perfectamente.
El presidente de la compañía se mostró encantado y se ofreció a pagar
la cuenta en el acto.
” ¿Cuánto le debo? “-preguntó.
“Son mil euros, si me hace el
favor.”
“¿Mil euros? ¿Mil euros por unos
momentos de trabajo? ¿Mil euros por apretar un simple tornillito?
¡Ya sé que mi computadora es una parte fundamental de mi proceso
productivo, pero mil euros es una cantidad disparatada!
La pagaré sólo si me manda una factura perfectamente detallada que la
justifique.”
El ingeniero asintió con la cabeza y se fue.
A la mañana siguiente, el presidente recibió la factura, la leyó con
cuidado, sacudió la cabeza procedió a pagarla en el acto.
La factura decía:
Detalle de servicios prestados
1. Apretar un tornillo……….. ….….….….… 1 euro
2. Saber qué tornillo apretar………….. ….. 999 euros
Aunque se refiera a profesionales
que prestan sus servicios externamente, y que casi siempre oyen estas preguntas: ¿qué cara es la hora no? ¿Todo
esto por dos horas de trabajo? ¿A cuánto me vas a cobrar la hora?... Creo que
también se puede aplicar a los profesionales de enfermería que están contratados en una organización ya
sea privada o pública, ya que hay gerentes y directivos que se comportan como
este presidente, ¿no es cierto?... Y que aún preguntan: ¿esto no lo podrían hacer otros profesionales?, ¿estamos pagando por esto?... etc,etc,.
¿Qué lecciones podríamos aprender de esta historia?
Que hemos de saber transmitir el
valor que aporta nuestro desempeño
Que hemos de hacer valer nuestros
conocimientos (nacemos de una carrera universitaria, ¿NO?)
Que formarnos nos tomó varios años y mucho dinero y por eso
hay que conseguir que otros
profesionales y la sociedad nos valoren
por nuestras capacidades.
El valor añadido que se obtiene
por contar con nosotros y no con otros profesionales
Que hay que estar en un estado
permanente de formación ya que cuantas más herramientas tengamos, más fácil es
saber qué "tornillo tienes que apretar" en relación a nuestro desempeño.
Como moraleja, en general
podríamos decir que se paga por lo que se sabe, no por lo que se hace.
EMPECEMOS A SABER SI NOS
PAGAN POR LO QUE SABEMOS, O POR LO QUE
HACEMOS
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